Los expertos en programas de hojas de cálculos crean macros que les permiten reducir la carga de trabajo o, incluso, se convierten en juegos de mesa Leer Los expertos en programas de hojas de cálculos crean macros que les permiten reducir la carga de trabajo o, incluso, se convierten en juegos de mesa Leer
El pasado 11 de diciembre, tras una frenética final, el canadiense Michael Jarman levantó en un escenario de Las Vegas su cinturón de campeón del mundo. No lo hizo, eso sí, tras una competición deportiva tradicional; su disciplina se acerca más a los e-sports (y hay quien defiende que debe considerarse como tal). Porque Jarman es el campeón del mundo de Excel. El irlandés Diarmuid Early, por su parte, se impuso en la subdivisión de la copa del mundo de modelado financiero. Mientras el mundo se adapta a la inteligencia artificial y a su promesa de optimizar procesos, hay una serie de irreductibles que recuerdan el poder de las tablas y las hojas de cálculo, mucho más asequibles y cercanas, especialmente para las pymes.
Es difícil calcular cuántas personas utilizan estas herramientas cada día. Según los datos de Microsoft, hay unos 1.100 millones de usuarios de sus servicios de productividad, entre los que está incluido Excel, pero esto no quiere decir que todos lo utilicen, porque también están incluidos otros como Outlook o Word. Una encuesta de la escuela británica Acuity Training realizada entre profesionales reveló que dos de cada tres trabajadores usan este tipo de programas cada hora y que un 38% de su tiempo lo dedican a Excel, Sheets o similares. Si bien no es una muestra representativa de la sociedad, sí permite hacerse una idea de lo extendidas que están las tablas.
«Es una herramienta que se utiliza en todas las empresas», resume Miguel Antúnez, profesor y propietario de la escuela en línea Excelyfinanzas. Él tiene unos 5.000 alumnos activos, aunque de distintos niveles, algo que también juega en contra de Excel: «El famoso nivel usuario, que hace mucho daño».
Antúnez no cree que estas herramientas vayan a desaparecer con la llegada de la IA y sus promesas: «Nos iremos todos los que estamos en el mundo y nuestros hijos y Excel seguirá; es una herramienta muy potente». Según detalla, entre las hojas y las macros -acciones o procesos que se graban y se automatizan- «no hay ningún tipo de límite». «He visto conexiones desde Excel a una entidad bancaria para que la empresa se descargue la tesorería», recuerda. El beneficio, por lo tanto, se mide en horas de trabajo: «Te da la posibilidad, y esto es literal, no es marketing, de que lo que antes se tardaba horas ahora es cuestión de segundos».
Eso sí, Antúnez reconoce que es una herramienta con mucho potencial, pero que está oculto: «Ni las propias empresas saben realmente el potencial que tiene«. Y lo relaciona con otro problema, que es querer aprender a realizar procesos concretos y no el funcionamiento más general de estas aplicaciones. Esto permite que si una persona después cambia de trabajo, o una empresa de proceso, pueda volver a usar Excel para sus nuevas funciones. «Es mucho más potente que una hoja de cálculo», zanja.
Ana Pineda, ingeniera aeroespacial de Madrid, aspira a ser una de las participantes en el campeonato mundial de Excel de este año. Ya en 2024 estuvo cerca de clasificarse, se quedó en el puesto 200 y participaron 128 personas. Este año se ha abierto el cupo hasta 256 plazas: «Si este año lo hago igual o mejor me clasificaría», celebra en conversación con EL MUNDO.
Pineda entrena en su día a día. En el trabajo, por ejemplo: «Lo primero que me hice fue una macro que me lee los emails y los redirecciona con la información a la persona a la que se los tengo que mandar». Su interés por la herramienta en el entorno laboral, de hecho, comenzó automatizando proceso de reporte semanales. «A partir de ahí el cielo es el límite: me puse a intentar automatizar todo lo que podía». De todos modos, reconoce que ya en la carrera utilizaba el programa para asignaturas de cálculo: «Hice un programa de cálculo de órbitas con Excel, otro de rendimiento de motores…».
No es lo único que hace esta ingeniera. Ni de lejos. «Como le cogí tanto gusto a Excel también en mis ratos libres me dedicaba a hacer juegos de mesa», comienza. «Por ejemplo, he hecho el juego de Hundir la flota», continúa, aunque después de reírse porque sabe cómo suena lo que cuenta. Es consciente de que la afición es, como poco, peculiar; sus conocidos, también: son quienes animaron a Pineda a tratar de clasificarse para el campeonato. «Lo tienen asumido. Dicen: ‘seguro que Ana tiene un Excel de esto’ y, efectivamente, lo tengo», cuenta la ingeniera. Después, enumera los documentos que usa: para controlar los gastos, para la declaración de Hacienda o un simulador de hipotecas. «El usuario puede meter las tres, cuatro o cinco en las que esté interesado, con las condiciones y el préstamo que quiere pedir y te sale la cuota que te quedaba, los intereses y una tabla con amortización». No es todo: también tiene un macro para que esa misma tabla de amortización calcule la mejor forma de amortizar en tiempo o en plazo para minimizar los intereses. «Ese archivo lo tengo cotizadísimo», bromea de nuevo Pineda.
Aunque no ha llegado a presentarse a competiciones, Nacho Pereira, madrileño de 51 años, sí ha conseguido reducir enormemente su carga de trabajo. «Al final la gente sabe dos cosas y mal hechas», explica, y él mismo se «apañaba». Tras estudiar -comenzó con tutoriales en YouTube y terminó dando clases- consiguió optimizar el programa para que en su empleo anterior, en un despacho de abogados, fuese capaz de facturar los procedimientos de un banco que tenían como cliente, entre 15.000 y 20.000 al mes. «Me llevaba una mañana o un día entero fácilmente», rememora. Después, «en dos horas lo tenía hecho«. También le permitía hasta hace un año hacer el trabajo administrativa en la empresa de su mujer. «Todo queda en casa», bromea, pero les ahorraba un empleado. Y, al igual que Pineda, lo usa en su día a día para controlar su hipoteca: «Tengo que hablar con ellos, me hicieron mal unos cálculos».
Por su parte, Francisco Gómez, de 54 años, vive cerca de Barcelona y trabaja con Antúnez analizando los datos de la empresa. En casa de este herrero, claro, no hay cuchara de madera que valga y recurre a las tablas constantemente. Pero ya antes, cuando era cocinero, también lo hacía gracias a una herramienta de Google que convierte en aplicaciones sus hojas de cálculo: «Haces el inventario, el tema de los pedidos… y en una aplicación hice un modelo de datos con los cinco menús, los ingredientes, si tenían alérgenos o los pedidos». Hoy utiliza una similar, que comparte con su pareja, para hacer la compra. «Cuando pongo el producto en la lista, me abre la página con el comparador de precios de diferentes supermercados», cuenta sin darle mucha importancia.
«Para pequeñas empresas a mí me parece hasta necesario», incide Ana Pineda, que continúa luchando para clasificarse para el campeonato del mundo de Excel. La final del año pasado está en YouTube, donde se puede comprobar que hasta los propios comentaristas están perdidos cuando tratan de retransmitir las pruebas. A pesar de ello, acumula casi 300.000 reproducciones y, según cuenta la ingeniera, hay también gente que ve las rondas clasificatorias en directo. «No te diré que sea como un Real Madrid-Barça, pero está bastante bien para una cosa que no deja de ser hacer números en una celda».
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